400電話虛擬總機(jī)功能是一種電話接通服務(wù),即對于公司的通信管道進(jìn)行整合,通過一個虛擬的總機(jī)號來統(tǒng)一接聽客戶電話。該功能能夠讓多個客服人員同時接聽電話,有效提高客戶服務(wù)效率,給客戶留下良好的用人印象。
首先,400電話虛擬總機(jī)功能可以為企業(yè)降低通信成本,畢竟每個客服人員都要裝備一臺電話設(shè)備,而虛擬化可以共用一個號碼,同時實現(xiàn)多個員工接聽。其次,該功能還可以實時監(jiān)控客戶來電情況,及時進(jìn)行回?fù)芑蜣D(zhuǎn)接,從而不會因為錯過重要電話而造成損失。最后,虛擬總機(jī)功能支持手機(jī)APP,使得手機(jī)成為了公司與客戶之間的直接溝通方式,讓企業(yè)的服務(wù)更加方便快捷。
首先,在設(shè)立400電話虛擬總機(jī)之前,企業(yè)需要評估客戶需求和實際資源定位,以確定業(yè)務(wù)規(guī)模和人員數(shù)量,然后需要選擇187、188、400、800等識別號碼,確保號碼能夠適應(yīng)企業(yè)需求。其次,在選擇電話服務(wù)商時,應(yīng)仔細(xì)考慮其穩(wěn)定性和服務(wù)質(zhì)量,協(xié)商收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和付款方式,而且應(yīng)當(dāng)與服務(wù)商簽訂正式合同,并明確服務(wù)等級、客戶支持、隱私保護(hù)等條款。最后,在使用400電話虛擬總機(jī)時,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行一些基本的配置與管理,如設(shè)置座席分機(jī)、語音導(dǎo)航、IVR響應(yīng)等業(yè)務(wù)流程,以及監(jiān)控電話通話的錄音、統(tǒng)計通話數(shù)據(jù)等,以保證通話質(zhì)量與客戶滿意度。